Política de privacidad

Rondia es un sistema de agenda con un agente de inteligencia artificial que atiende por WhatsApp, operado por Santann Holding LLC (en adelante, «Rondia»). Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos.

Para cualquier asunto de privacidad escríbenos a soporte@rondia.ai.

A los negocios que usan Rondia (sus dueños y su equipo), respecto de los datos de sus cuentas. En este caso Rondia decide cómo se tratan esos datos.

A los clientes de esos negocios (las personas que agendan una cita). Sus datos los recoge y controla el negocio con el que agendan; Rondia los trata por cuenta de ese negocio y solo para prestarle el servicio. Si eres cliente de un negocio y quieres consultar, corregir o borrar tus datos, puedes dirigirte al negocio o escribirnos y se lo haremos llegar.

• Del negocio y su equipo: nombre, correo electrónico, teléfono, rol dentro del negocio y la configuración del negocio (sedes, horarios, servicios).
• De los clientes del negocio: nombre, teléfono, correo si lo dan, sus citas (servicio, fecha, hora, sede, estado), notas que el negocio registre, y los registros de pagos y saldos que el negocio anote.
• Conversaciones por WhatsApp con el agente del negocio, cuando el negocio usa el agente.
• Datos técnicos necesarios para que el servicio funcione y sea seguro, como registros de acceso y de errores.

• Agendar, mover, cancelar y recordar citas.
• Que el agente de WhatsApp atienda a los clientes en nombre del negocio.
• Que el negocio administre su calendario, su equipo, sus clientes y sus cobros.
• Dar soporte, mantener la seguridad del servicio y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

Cuando un negocio ofrece citas virtuales, puede conectar su propia cuenta de Google a Rondia. Con ese permiso, Rondia crea automáticamente una reunión de Google Meet para cada cita virtual y guarda el enlace en la cita para que el negocio y el cliente puedan entrar.

• El único permiso que Rondia pide a Google es el de crear reuniones de Meet y administrar las reuniones que la propia Rondia creó. Rondia no accede al correo, al calendario, a los contactos, a los archivos ni a otras reuniones de esa cuenta.
• Rondia no graba ni transcribe las videollamadas.
• El audio y el video de la llamada los procesa Google, según la política de privacidad de Google.
• El negocio puede retirarle el permiso a Rondia en cualquier momento desde la configuración de su cuenta de Google.

El uso que Rondia hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado. Esa información se usa solo para crear y administrar las reuniones de las citas; no se transfiere a terceros, no se usa para publicidad y no se usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, y únicamente lo necesario:

• Alojamiento y bases de datos en la nube.
• Envío de correos del sistema (por ejemplo, el de bienvenida o recuperar contraseña).
• WhatsApp (Meta), para las conversaciones del agente y los mensajes del negocio.
• Proveedores de inteligencia artificial que permiten al agente entender y responder los mensajes.
• Google, para las videollamadas de las citas virtuales, cuando el negocio lo conecta.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos. También podemos entregar datos cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.

Mientras el negocio tenga su cuenta activa en Rondia y el tiempo adicional que exija la ley o que haga falta para resolver reclamos. Cuando un negocio deja Rondia puede pedirnos que eliminemos sus datos, y lo haremos salvo lo que debamos conservar por obligación legal.

Cada negocio solo puede ver sus propios datos: el sistema separa la información de un negocio de la de los demás. El acceso se protege con contraseña y por roles dentro del negocio, y la comunicación con Rondia va cifrada (HTTPS).

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 de Colombia y sus decretos reglamentarios, puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, pedir prueba de la autorización que diste, ser informado del uso que se les ha dado, revocar la autorización o pedir que se supriman, y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercerlos escribe a soporte@rondia.ai. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, como establece la ley.

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio es importante, se lo avisaremos a los negocios que usan Rondia.